De gebruiker van de BIZZCARDZ applicatie maakt gebruik van de diensten van het bedrijf V&D EXPERTS, waarvan de maatschappelijke zetel gevestigd is te rue de la Réunion, 2/4, 7000 Mons (België), geregistreerd bij de ECB onder nummer 0731.880.737.
V&D EXPERTS heeft een BIZZCARDZ-applicatie ontwikkeld die ons een gedematerialiseerde dienst voor het beheer van visitekaartjes biedt. Met BIZZCARDZ kunnen we de professionele gegevens van onze medewerkers beheren, verzamelen en bijwerken en elk van hen voorzien van een virtueel visitekaartje met behulp van QR-code en NRC-technologieën. Bovendien biedt dit systeem ons de mogelijkheid om persoonlijke gegevens van mensen buiten ons bedrijf, die ook BIZZCARDZ gebruiken, te importeren in CRM software.
Ons bedrijf is begaan met privacy en uw rechten met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens, waaronder de Europese Verordening 2016/679 die op 25 mei 2018 in werking is getreden(hierna “GDPR”). Het doel van dit document is dan ook om u op uitgebreide en transparante wijze te informeren over de wijze waarop uw gegevens kunnen worden verwerkt.
1. GEGEVENSBEHEERDER
Enerzijds heeft ons bedrijf de mogelijkheid om persoonlijke gegevens met betrekking tot de identificatie van haar medewerkers op de BIZZCARDZ applicatie te plaatsen.
Anderzijds, als u een persoon buiten ons bedrijf bent en u de BIZZCARDZ applicatie gebruikt, kunnen wij ook uw persoonlijke gegevens invoeren en verwerken.
Als gebruiker en beheerder van een BIZZCARDZ bedrijfsaccount treden wij op als de verantwoordelijke voor de gegevensverwerking.
2. OUTSOURCING
Via de applicatie BIZZCARDZ biedt V&D EXPERTS ons een service met gestandaardiseerde functionaliteiten. In dit opzicht treedt V&D EXPERTS enkel op als onderaannemer en enkel volgens onze instructies.
V&D EXPERTS verbindt zich er echter toe uw persoonsgegevens te verwerken overeenkomstig artikel 28 van de GDPR en garandeert de vertrouwelijkheid van uw gegevens. Voor meer informatie verwijzen wij U naar de met V&D EXPERTS gesloten onderaannemingsovereenkomst.
3. WAAROM EN HOE VERWERKEN WIJ UW GEGEVENS[1]?
A. Aanmaak van een BIZZCARDZ “werknemersrekening”.
Categorieën zakelijke, persoonlijke en gevoelige gegevens
– Inloggegevens: e-mailadres.
– Identificatiegegevens: naam van de werknemer, voornaam van de werknemer, functie van de werknemer, datum van binnenkomst, telefoonnummer van de werknemer, e-mailadres van de werknemer, afdeling.
– Geolocatiegegevens: Op basis van uw toestemming worden uw geolocatiegegevens verwerkt gedurende de tijd dat de “Lounge Mode” is geactiveerd. De lounge-modus is een extra, niet-verplichte functie waarmee u een beperkt zicht hebt op de gebruikers om u heen (straal van 25 m). Het zicht op de informatie van de mensen om je heen wordt beperkt om menselijke interactie te bevorderen en de uitwisseling van volledige informatie te beperken tot de toestemming van de gebruikers. Deze modus vereist specifieke toestemming om toegang te krijgen tot uw locatiegegevens. Deze gegevens worden niet verwerkt of opgeslagen op de servers van BizzCardz. Het verzamelen van uw geolocatiegegevens eindigt als u de lounge-modus uitschakelt of als u de toepassing sluit. Aan de andere kant, als de lounge-modus is geactiveerd en de toepassing op de achtergrond draait, kunnen andere gebruikers u zien omdat de gegevens direct worden geïnterpreteerd. Deze gegevens worden in ieder geval niet op onze servers opgeslagen.

– Gegevens van geschreven en gesproken notities: we verzamelen ook de geschreven en gesproken notities die u in de applicatie wilt opslaan. Deze beoordelingen worden op onze servers opgeslagen en alleen gebruikt om de service te verlenen en de functionaliteit van de app te verbeteren. We delen, verkopen of onthullen deze informatie niet aan derden. Het is belangrijk op te merken dat wij niet verantwoordelijk zijn voor de inhoud van notities die u wilt opslaan. Het is uw verantwoordelijkheid om geen gevoelige of persoonlijke informatie in uw aantekeningen op te nemen, tenzij dit absoluut noodzakelijk is. We bewaren geschreven en gesproken notities zolang u een account bij ons aanhoudt en gedurende een beperkte periode nadat uw account is gesloten, in overeenstemming met onze interne procedures voor het bewaren van gegevens en de toepasselijke wetgeving.
– Doel van de verwerking – Wij stellen u in staat een wachtwoord aan te maken om toegang te krijgen tot uw virtuele visitekaartje dat beschikbaar is op de mobiele applicatie BIZZCARDS. U kunt dan de functies van de toepassing gebruiken.
Rechtsgrondslag – Ons gerechtvaardigd belang om het professionele netwerk van ons bedrijf uit te breiden rechtvaardigt dat wij onze werknemers een gedematerialiseerd visitekaartsysteem ter beschikking stellen. Daarom bieden wij u toegang tot de mobiele applicatie BIZZCARDS waarop uw visitekaartje beschikbaar wordt gesteld. Wij verwerken uw gegevens in overeenstemming met artikel 6.1 f) van de GDPR.
Ontvangers van de gegevens – Uw gegevens kunnen worden verwerkt door de host en de leverancier van onze IT-diensten, waaronder V&D EXPERTS, voor de doeleinden die strikt noodzakelijk zijn om te voldoen aan de instructies die wij hun geven. Zij treden daarbij op als onderaannemer.
Bewaartermijn – De gegevens die u ons toevertrouwt worden bewaard totdat uw BIZZCARDZ account wordt verwijderd.
B. Een visitekaartje van een contact buiten ons bedrijf importeren in BIZZCARDZ
Categorieën van gegevens
– Identificatiegegevens: naam van de contactpersoon, voornaam van de contactpersoon, functie van de contactpersoon, telefoonnummer van de contactpersoon, e-mailadres van de contactpersoon
– Gegevens over het bedrijf van de contactpersoon.
Doel – Deze gegevens worden gebruikt voor het importeren van visitekaartjes van mensen buiten ons bedrijf in de BIZZCARDZ applicatie en om ze te kunnen integreren in CRM software.
Rechtsgrondslag – Ons gerechtvaardigd belang om het professionele netwerk van ons bedrijf uit te breiden rechtvaardigt dat wij gegevens importeren van virtuele visitekaartjes van leden buiten ons bedrijf met behulp van de mobiele applicatie BIZZCARDZ. Wij verwerken deze gegevens in overeenstemming met artikel 6.1 f) van de GDPR.
Ontvangers van de gegevens – Deze gegevens kunnen worden verwerkt door ons hostingbedrijf en onze IT-dienstverlener, waaronder V&D EXPERTS, voor de doeleinden die strikt noodzakelijk zijn om te voldoen aan de instructies die wij hun geven. Zij treden daarbij op als onderaannemer.
Duur – De gegevens die u ons toevertrouwt worden bewaard totdat uw BIZZCARDZ account wordt verwijderd.
C. Bewijs van verwijdering van uw gegevens
Categorieën van gegevens – Dit omvat uw volledige naam, verwijderingsverzoek, datum van daadwerkelijke verwijdering en logboeken van databankverwijdering.
Doeleinden – Wanneer u uw recht op wissen uitoefent, bewaren wij de gegevens die nodig zijn om te bewijzen dat het wissen heeft plaatsgevonden. Deze bewaring van gegevens dient alleen voor bewijsdoeleinden en bevat alleen de gegevens die strikt noodzakelijk zijn om het bewijs van verwijdering te leveren.
Rechtsgrondslag – Het bewaren van bewijs van verwijdering is gebaseerd op de wettelijke verplichting opgelegd door artikel 5.2 van de GDPR, namelijk de verantwoordingsplicht. Deze bepaling vormt de basis voor een wettelijke verplichting in de zin van artikel 17 van de RGPD die een uitzondering op het volledig wissen van gegevens kan rechtvaardigen. Het bewaren van deze gegevens wordt ook gerechtvaardigd door ons legitieme belang om bewijs te leveren van de naleving van onze wettelijke verplichtingen krachtens de GDPR.
Ontvanger van de gegevens – De gegevens in het wissingsregister worden niet doorgegeven aan een andere ontvanger dan de toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming.
Duur – Wij bewaren uw gegevens zo lang als wij aansprakelijk zijn voor het niet voldoen aan verwijderingsverzoeken, d.w.z. maximaal 10 jaar.
4. VERANDERINGEN
Wij kunnen dit beleid bijwerken door een nieuwe versie op onze website te plaatsen. Wij raden u aan deze pagina regelmatig te raadplegen zodat u op de hoogte bent van eventuele wijzigingen in dit beleid. Alleen de laatste versie zal gelden. Wij kunnen u per e-mail of via de private berichtendienst op onze website op de hoogte brengen van wijzigingen in dit beleid.
5. LOCATIE VAN UW GEGEVENS
Binnen de Europese Unie en Zwitserland – Uw gegevens worden uitsluitend opgeslagen op servers binnen de EU en Zwitserland.
In geval van doorgifte buiten de Europese Unie – Uw gegevens worden alleen doorgegeven aan een land dat geen passend beschermingsniveau biedt indien de verwerking van uw verzoek het delen van informatie met derden in niet-EU-landen vereist.
In dat geval zullen wij er uiteraard voor zorgen dat de ontvangers door middel van passende contractuele bepalingen verplicht zijn dezelfde gegevensbeschermingsnormen na te leven als in de EU. Een kopie van deze garanties is op verzoek verkrijgbaar.
6. BEVEILIGING VAN UW GEGEVENS
Technische en organisatorische beveiliging – Wij nemen alle nodige maatregelen om een adequaat niveau van beveiliging van uw gegevens te waarborgen, waaronder bescherming tegen uitlekken, verlies, vernietiging, openbaarmaking, ongeoorloofde toegang of ander misbruik.

1. Verwerking van persoonlijke gegevens
a. Opslag en beheer van virtuele visitekaartjes

• Aard van de verwerking: Opslag.
• Doel: Het mogelijk maken van het beheer en de administratie van virtuele visitekaartjes door de beheerder van een BIZZCARDZ-account.
• Verwerkte persoonsgegevens:
  • Gegevens van werknemers van het bedrijf: achternaam, voornaam, bedrijfsnaam, functie, datum van indiensttreding, telefoon, e-mailadres, afdeling, foto van de werknemer, QR-code (unieke identificatie), aantekeningen en gesproken aantekeningen.
  • Afbeeldingen en contacten: verzamelen en gebruiken van afbeeldingen van contactpersonen, foto’s van medewerkers, gescande papieren visitekaartjes, notities en gesproken notities voor het maken en aanpassen van virtuele visitekaartjes.
• Categorieën van betrokkenen: Verwerkingsverantwoordelijke – Gebruiker van de BIZZCARDZ-applicatie.

b. Foto’s van fysieke visitekaartjes en contactpersonen importeren uit een telefoonboek

• Aard van de verwerking: Gegevensimport.
• Doel: Om de import mogelijk te maken van informatie met betrekking tot externe leden van een bedrijf (externe kaart) in een BIZZCARDZ-account en hun integratie in CRM-software.
• Verwerkte persoonsgegevens:
  • Identificatiegegevens van niet-bedrijfsleden: voornaam, achternaam, bedrijfsnaam, functie, e-mailadres, telefoonnummer.
  • Externe afbeeldingen en contacten: verzameling en gebruik van afbeeldingen en contactgegevens van externe virtuele visitekaartjes en gescande papieren visitekaartjes.
• Categorieën van betrokkenen: Verwerkingsverantwoordelijke – Gebruiker van de BIZZCARDZ-applicatie.
• Duur van de verwerking: komt overeen met de duur van het gebruik door de verantwoordelijke voor de verwerking van de IT-infrastructuur van de onderaannemer / duur van het abonnement.

2. Contactgegevens

• V&D EXPERTS gebruikt de gegevens die gebruikers opgeven bij registratie voor de dienst om contact met hen op te nemen in geval van een incident of een inbreuk op de persoonsgegevens. Gebruikers zorgen ervoor dat deze gegevens altijd actueel zijn.
• Technische en organisatorische beveiliging – We nemen alle noodzakelijke stappen om een adequaat beveiligingsniveau voor uw gegevens te garanderen, inclusief de bescherming ervan tegen lekken, verlies, vernietiging, openbaarmaking, ongeoorloofde toegang of ander misbruik.

7. WAT ZIJN UW RECHTEN?
Informatie – Dit recht wordt uitgeoefend door middel van dit document.
Toegang en rectificatie – U hebt het recht om uw gegevens in te zien en zo nodig te laten rectificeren. U kunt deze rechten uitoefenen door uw gegevens in de applicatie te bewerken of door gebruik te maken van de knop hiervoor in onze applicatie.
Verzet – U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens door ons op basis van ons gerechtvaardigd belang.
Intrekking van uw toestemming – Wanneer gegevens worden verwerkt op basis van uw toestemming, kunt u die beslissing te allen tijde intrekken, zonder de verwerking in het verleden ter discussie te stellen.
Wissen – U kunt het wissen van uw gegevens of de beperking van de verwerking verkrijgen onder de voorwaarden van de artikelen 17 en 18 van de algemene verordening gegevensbescherming.
Overdraagbaarheid – De gegevens die u ons hebt verstrekt, kunnen in elektronisch formaat aan u worden meegedeeld of doorgegeven. U kunt dit recht uitoefenen via de knop hiervoor in onze applicatie.
8. Met wie moet ik contact opnemen?
De verantwoordelijke voor de verwerking van uw gegevens, V&D Experts, met maatschappelijke zetel in de Rue de la réunion 2-4, ingeschreven bij de ECB onder nummer 0731.880.737; e-mail: info@bizzcardz.eu; tel. +32472326210, staat tot uw beschikking voor vragen of verzoeken met betrekking tot de hierboven vermelde rechten.
Als u vragen hebt over dit handvest of over het gebruik van uw persoonsgegevens, kunt u contact met ons opnemen per e-mail op support@bizzcardz.eu of per post op bovenstaand adres, mits bewijs van identiteit.
Indien u meer informatie wenst of een klacht wenst in te dienen, kunt u ook contact opnemen met de Gegevensbeschermingsautoriteit (Pressestraat 35 – 1000 Brussel, Tel. + 32 2 274 48 00 – https://www.autoriteprotectiondonnees.be/introduire-une-requete-une-plainte ; contact@apd-gba.be).
9. Toepasselijk recht
Op dit beleid is het Belgische recht van toepassing. Elk geschil met betrekking tot de interpretatie of uitvoering van dit beleid is onderworpen aan het Belgische recht.

Versie van 14 oktober 2022
Herzien op 03 juli 2023