L’utilisateur de l’application BIZZCARDZ fait appel au service de la société V&D EXPERTS, dont le siège social est sis à rue de la Réunion, 2/4, 7000 Mons (Belgique), immatriculée à la BCE sous le n° 0731.880.737.

V&D EXPERTS a développé une application BIZZCARDZ nous offrant un service de gestion de cartes de visite dématérialisée. BIZZCARDZ nous permet ainsi d’administrer, collecter et mettre à jour les données professionnelles de nos employés et de fournir à chacun d’entre eux une carte de visite virtuelle fonctionnant grâce aux technologies QR Code et NRC. Par ailleurs, ce système nous offre la possibilité d’importer des données à caractère personnel de personnes externes à notre entreprise utilisant également BIZZCARDZ dans un logiciel CRM.

Notre entreprise est soucieuse du respect de la vie privée et de vos droits en matière de protection des données à caractère personnel, en ce compris le règlement européen 2016/679 entré en vigueur le 25 mai 2018(ci-après « RGPD »). C’est pourquoi, l’objet du présent document est de vous informer de façon complète et transparente sur la manière dont vos données sont éventuellement traitées.

1. RESPONSABLE DE TRAITEMENT
   D’une part, notre entreprise a la possibilité d’héberger sur l’application BIZZCARDZ des données à caractère personnel relatives à l’identification de ses employés.
   D’autre part, si vous êtes une personne externe à notre entreprise et que vous utilisez l’application BIZZCARDZ, nous pouvons également importer et traiter vos données à caractère personnel.
   En tant qu’utilisateur et administrateur d’un compte d’entreprise BIZZCARDZ, nous agissons en tant que responsable de traitement.
2. SOUS-TRAITANCE
   Via l’application BIZZCARDZ, V&D EXPERTS nous propose un service avec des fonctionnalités standardisées. À cet égard, V&D EXPERTS n’agit qu’en qualité de sous-traitant et uniquement suivant nos instructions.
   V&D EXPERTS s’engage toutefois à traiter vos données à caractère personnel conformément à l’article 28 du RGPD et en garantit la confidentialité. Pour plus d’informations, nous vous renvoyons au contrat de sous-traitance conclu avec V&D EXPERTS.
3. POURQUOI ET COMMENT TRAITONS-NOUS VOS DONNÉES[1]?
4. Création d’un « compte employé » BIZZCARDZ

 

Catégories de données professionnelles, personnelles et sensibles

• Données de connexion : adresse e-mail.
• Données d’identification : nom de l’employé, prénom de l’employé, poste de l’employé, date d’entrée, numéro de téléphone de l’employé, adresse e-mail de l’employé, département.
• Données de géolocalisation : Sur base de votre permission, vos données de géolocalisation sont traitées durant le laps de temps où le « Mode salon » est activé. Le mode salon est une fonctionnalité supplémentaire, non obligatoire, permettant d’avoir une vue limitée des utilisateurs autours de vous (Rayon de 25m). La vue des informations des personnes aux alentours est réduite afin de favoriser les interactions humaines et de limiter l’échange des informations complètes seulement avec le consentements des utilisateurs. Ce mode nécessite une permission spécifique pour accéder à vos données d’emplacements. Ces données ne sont ni traitées, ni stockées sur les serveurs BizzCardz. La récolte de vos données de géolocalisations prend fin si vous désactivez le mode salon ou si vous fermez l’application. A contrario, si le mode salon est activé et que l’application tourne en arrière-plan, les autres utilisateurs pourront vous voir car les données sont directement interprétées. En aucun cas, ces données ne sont stockées sur nos serveurs.
• Données des notes écrites et vocales : Nous recueillons également les notes écrites et vocales que vous choisissez d’enregistrer dans l’application. Ces notes sont stockées sur nos serveurs et utilisées uniquement pour fournir le service et améliorer la fonctionnalité de l’application. Nous ne partageons, ne vendons, ni ne divulguons ces informations à des tiers. Il est important de noter que nous ne sommes pas responsables du contenu des notes que vous choisissez d’enregistrer. Il est de votre responsabilité de ne pas inclure d’informations sensibles ou personnelles dans vos notes, à moins que cela ne soit absolument nécessaire. Nous conservons les notes écrites et vocales aussi longtemps que vous maintenez un compte avec nous et pour une période de temps limitée après la fermeture de votre compte, conformément à nos procédures internes de conservation des données et aux lois en vigueur.

Finalité du traitement –Nous vous permettons de vous créer un mot de passe afin d’avoir accès à votre carte de visite virtuelle disponible sur l’application mobile BIZZCARDS. Vous pouvez ensuite utilisez les fonctionnalités de l’application.

Base légale – Notre intérêt légitime à étendre le réseau professionnel de notre entreprise justifie que nous mettons à disposition de nos employés un système de cartes de visite dématérialisées. Par conséquent, nous vous fournissons un accès à l’application mobile BIZZCARDS sur laquelle est mise à votre disposition votre carte de visite.  Nous traitons vos données conformément à l’article 6.1 f) du RGPD.

Destinataires des données – Vos données peuvent être traitées par l’hébergeur et le fournisseur de nos services informatiques, dont V&D EXPERTS, pour les finalités strictement nécessaires au respect des instructions que nous leur transmettons. Ils agissent en tant que sous-traitant à cet égard.

Durée de conservation – Les données que vous nous confiez sont conservées jusqu’à la suppression de votre compte BIZZCARDZ.

1. Importation d’une carte de visite d’un contact externe à notre entreprise sur BIZZCARDZ

Catégories de données

• Données d’identification : Nom du contact, prénom du contact, poste du contact, numéro de téléphone du contact, adresse email du contact
• Données à propos de l’entreprise du contact.

Finalité – Ces données sont utilisées en vue de procéder d’importer des cartes de visite de personnes externes à notre entreprise au sein de l’application BIZZCARDZ ainsi que de nous permettre de les intégrer dans un logiciel CRM.

Base légale – Notre intérêt légitime à étendre le réseau professionnel de notre entreprise justifie que nous importons les données des cartes de visites virtuelles membres externes à notre entreprise utilisant l’application mobile BIZZCARDZ. Nous traitons ces données conformément à l’article 6.1 f) du RGPD.

Destinataires des données – Ces données peuvent être traitées par l’hébergeur et le fournisseur de nos services informatiques, dont V&D EXPERTS, pour les finalités strictement nécessaires au respect des instructions que nous leur transmettons. Ils agissent en tant que sous-traitant à cet égard.

Durée – Les données que vous nous confiez sont conservées jusqu’à la suppression de votre compte BIZZCARDZ.

1. Preuve de l’effacement de vos données

Catégories de données – Il s’agit de vos nom, prénom, requête d’effacement, date de l’effacement effectif et les logs d’effacement des données dans la base de données.

Finalités – Lorsque vous exercez votre droit à l’effacement, nous conservons les données nécessaires à prouver que l’effacement a bien eu lieu.  Cette conservation de données n’est faite qu’à des fins probatoires et ne contient que les données strictement nécessaires à l’établissement de la preuve de l’effacement.

Base légale – La conservation de la preuve de l’effacement tient de l’obligation légale imposée par l’article 5.2 du RGPD à savoir le devoir d’accountability. Cette disposition fonde une obligation légale au sens de l’article 17 du RGPD pouvant justifier d’une exception à l’effacement total des données. La conservation de ces données se justifie également par notre intérêt légitime à nous ménager la preuve du respect de nos obligations légales en vertu du RGPD.

Destinataire des données – Les données reprises dans le registre d’effacement ne sont transmises à aucun destinataire autre que l’autorité de contrôle en matière de protection des données.

Durée – Nous conservons vos données à cette fin aussi longtemps que notre responsabilité peut être engagée pour non-respect des requêtes en effacement à savoir pendant une durée de maximum 10 ans.

4. MODIFICATIONS

Nous pouvons mettre cette politique à jour en publiant une nouvelle version sur notre site web. Nous vous invitons à vérifier cette page régulièrement pour vous assurer de prendre connaissance de tout changement effectué à cette politique. Seule la dernière version prévaudra. Nous pouvons vous informer des changements effectués à cette politique par courrier électronique ou par le biais du service de messagerie privée de notre site web.

5. LOCALISATION DE VOS DONNEES

Dans l’Union européenne et en Suisse – Vos données sont exclusivement stockées sur des serveurs localisés au sein de l’U.E et en Suisse.

En cas de transfert hors Union européenne – Vos données ne font l’objet d’un transfert vers un pays n’offrant pas un niveau de protection adéquat que si le traitement de votre demande exige le partage d’informations avec des tiers situées dans des pays non-membres de l’UE.

Dans cette hypothèse, nous veillons bien entendu à ce que les destinataires soient obligés à respecter les mêmes standards de protection des données que dans l’UE par le biais de clauses contractuelles appropriées. Vous pouvez obtenir une copie de ces garanties sur simple demande.

6. SÉCURITÉ DE VOS DONNEES

Sécurité technique et organisationnelle – Nous mettons en œuvre toutes les mesures nécessaires en vue d’assurer un niveau adéquat de sécurité concernant vos données, notamment en vue de les prémunir de toute fuite, perte, destruction, divulgation publique, accès non autorisé ou autre usage abusif.

1. Traitement des données personnelles
a. Stockage et gestion des cartes de visite virtuelles

• Nature du traitement : Stockage.
• Objectif : Permettre la gestion et l’administration des cartes de visite virtuelles par l’administrateur d’un compte BIZZCARDZ.
• Données personnelles traitées :
  • Données salariés de l’entreprise : nom, prénom, raison sociale, fonction, date d’entrée, téléphone, adresse email, service, photo du salarié, QR Code (identifiant unique), notes et notes vocales.
  • Images et contacts : collecte et utilisation d’images de contacts, de photos d’employés, de cartes de visite papier numérisées, de notes et de notes vocales pour la création et la personnalisation de cartes de visite virtuelles.
• Catégories de personnes concernées : Responsable du traitement – Utilisateur de l’application BIZZCARDZ.

b. Importation de photos de cartes de visite physiques et de contacts à partir d’un annuaire téléphonique

• Nature du traitement : Importation des données.
• Finalité : Permettre l’importation d’informations relatives aux membres externes d’une entreprise (carte externe) dans un compte BIZZCARDZ et leur intégration dans un logiciel CRM.
• Données personnelles traitées :
  • Données d’identification des non-membres de la société : prénom, nom, raison sociale, fonction, adresse email, numéro de téléphone.
  • Images et contacts externes : collecte et utilisation d’images et d’informations de contact provenant de cartes de visite virtuelles externes et de cartes de visite papier numérisées.
• Catégories de personnes concernées : Responsable du traitement – Utilisateur de l’application BIZZCARDZ.
• Durée du traitement : Correspond à la durée d’utilisation par le responsable du traitement de l’infrastructure informatique du sous-traitant / durée de l’abonnement.

2. Coordonnées

• V&D EXPERTS utilise les données fournies par les utilisateurs lors de leur inscription au service pour les contacter en cas d’incident ou de violation de données personnelles. Les utilisateurs veillent à ce que ces données soient toujours à jour.
• Sécurité technique et organisationnelle – Nous prenons toutes les mesures nécessaires pour garantir un niveau de sécurité adéquat pour vos données, notamment en les protégeant contre les fuites, les pertes, les destructions, les divulgations publiques, les accès non autorisés ou toute autre utilisation abusive.

7. QUELS SONT VOS DROITS ?

Information – Ce droit est exercé par le biais du présent document.

Accès et rectification – Vous disposez du droit d’accéder à vos données et de les faire rectifier le cas échéant. Vous pouvez exercer ces droits en éditant vos données dans l’application ou en utilisant le bouton à cet effet dans notre application.

Opposition – Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données que nous faisons sur la base de notre intérêt légitime.

Retirer votre consentement – Lorsque les données sont traitées en vertu de votre consentement, vous pouvez à tout moment revenir sur cette décision, sans remettre en cause le traitement passé.

Effacement – Vous pouvez obtenir l’effacement de vos données ou la limitation du traitement dans les conditions prévues aux articles 17 et 18 du Règlement général sur la protection des données.

Portabilité – Les données que vous nous avez fournies peuvent vous être communiquées ou transmises sous format électronique. Vous pouvez exercer ce droit en utilisant le bouton à cet effet dans notre application.

8. À qui vous adresser ?

Le responsable de traitement de vos données, V&D Experts dont le siège social est sis rue de la réunion 2-4, immatriculée à la BCE sous le 0731.880.737; mail : info@bizzcardz.eu ;  tel. +32472326210 se tient à votre disposition pour toute question pour toute demande relative aux droits exposés ci-dessus.

Si vous avez des questions par rapport à cette charte ou sur l’utilisation de vos données à caractère personnel, vous pouvez nous contacter par email à l’adresse support@bizzcardz.eu  ou par courrier à l’adresse précitée, moyennant justification de votre identité.

Si vous désirez de plus amples informations, ou si vous souhaitez introduire une réclamation, vous pouvez également contacter l’Autorité de Protection des Données (rue de la Presse, 35 – 1000 Bruxelles, Tél. + 32 2 274 48 00 – https://www.autoriteprotectiondonnees.be/introduire-une-requete-une-plainte ; contact@apd-gba.be).

9. Droit applicable

La présente politique est régie par le droit belge. Tout litige relatif à l’interprétation ou l’exécution de la présente politique sera soumis au droit belge.

 

Version du 14 octobre 2022
Revue le 03 juillet 2023